Unge, fritid og idræts møde den 16. juni 2022

Beslutning

Godkendt.

Resume

Ved denne sag skal udvalget for Unge, fritid og idræt træffe beslutning om udarbejdelsen af nye brugsrets- og driftsaftaler. Denne sag fremlægger det videre arbejde med fornyelse af brugsrets- og driftsaftaler for foreningslokaler i kommunale bygninger, samt præciserer muligheden for udarbejdelsen af nye brugsrets- og driftsaftaler samt tilskudsmodeller.

Indstilling

Administrationen indstiller til Unge, fritid og idræt, at:

1. Træffe beslutning om, at der udarbejdes nye brugsretsaftaler gældende fra 2023.
2. Træffe beslutning om, at der alene ydes tilskud til rengøring, hvorved de resterende driftsudgifter overgår til Kommunale Ejendomme.
3. Træffe beslutning om tilskudsmodel.

Historik

Beslutning fra Unge, fritid og idræt, 31. maj 2022, pkt. 85:

Udsat.

Beslutning

Indstillingspunkt 1-2: Godkendt.

Indstillingspunkt 3. Udvalget ønsker model med valgfrihed for foreningerne, sådan at foreningerne kan vælge selv at varetage rengøring eller lade det varetage af kommunens rengøringsselskab.

Sagsfremstilling

Unge, fritid og idræt drøftede på mødet den 29. marts 2022 fornyelse af brugsrets- og driftsaftaler for foreningslokaler i kommunale bygninger samt modeller for fremtidige brugsretsaftaler.

Unge, fritid og idræt præsenteres herunder for en status på det videre arbejde.

Fornyelse af brugsretsaftale

Fornyelse af brugsretsaftaler sker i samarbejde mellem Center for Ejendomme og IT og Center for Kultur og Fritid og relevante foreninger. Formået er at skabe klarhed over indholdet i aftalerne både for kommunen og for foreningerne. Foruden de foreninger hvor der ikke forligger en underskrevet skriftlige aftale, er der foreninger, som har indgået skriftlige aftaler, der ligger mange år tilbage i tiden. Der er behov for at gennemse disse aftaler, få valideret de dele af aftalen, der forsat skal være gældende og tilrette ved behov.

Fritids- og Kulturudvalget drøftede oplæg til grundskabelon for fornyede brugsretsaftaler på dialogmøde med Idrættens Samråd, Aftenskolernes Samråd, Kulturrådet i Frederikssund samt Børne- og Ungeorganisationernes Samråd den 30. august 2021. Administrationen vil på baggrund af dialogmødet revidere udkastet til grundskabelon for brugsretsaftaler. Det reviderede udkast vil blive præsenteret for Unge, fritid og idræt senest på mødet i september 2022. Centralt for grundskabelonen for brugsretsaftalerne er en ligestilling foreningerne imellem for så vidt angår vilkår og aftaler.

Administrationen anbefaler, at der udarbejdes nye brugsretsaftaler med udgangspunkt i grundskabelonen for de foreninger, som råder over kommunale ejendomme. Ved udarbejdelsen af disse brugsretsaftaler inkorporeres tilegnet viden oparbejdet ved foreningsbesøg i perioden 4. kvartal 2021 til 1. kvartal 2022. De nye brugsretsaftaler drøftes med foreningerne, således at foreningernes daglige virke, så vidt muligt, er præsent i aftalerne.

Administrationen anbefaler, at nye brugsretsaftaler udarbejdes, med ikrafttrædelse i perioden fra den 1. januar 2023 – 1. april 2023.

Beregningsgrundlag for rengøringstilskud

Unge, fritid og idræt besluttede på mødet den 29. marts 2022, at administrationen skulle arbejde videre med beregning af rengøringstilskud.

Ved foreningsbesøgene i perioden 4. kvartal 2021 til 1. kvartal 2022 var rengøring et gennemgående tema i dialogen med foreningerne. Administrationen spurgte blandt andet ind til brugen af lokalerne, nuværende rengøringsbehov, lokalernes stand, hvem der udfører rengøringen og tilfredshed med nuværende aftale om rengøring (kommunal rengøring eller tilskud).

Efter drøftelsen på Unge, fritid og idræts møde den 29. marts 2022 har kommunens rengøringskonsulent besøgt nogle af foreningerne for at få det bedst mulige vurderingsgrundlag. Da det ikke var muligt at besøge alle foreninger, blev en række foreninger udvalgt: FIK Fodbold, Skibby IK, ORI Fodbold, Jægerspris Idræts Klub, SSK Skuldelev samt Kreds 57 Ferslev-Skibby.

Administrationen har arbejdet med at danne et beregningsgrundlaget for rengøringstilskud. Dette indeholder følgende fire parametre:

1. Lokalernes størrelse

2. Lokalernes funktion (klublokale, køkken, hygiejnerum med videre)

3. Lokalernes brug (antal brugere samt hyppighed)

4. Lokalernes stand

Administrationen vil på udvalgets møde fremlægges foreløbige beregninger på rengøringstilskud gældende for de foreninger, som råder over lokaler i kommunale ejendomme.

Følgende foreninger modtager både rengørings- og driftstilskud: FIK fodbold, ORI fodbold og Slangerup Speedway Klub. For at stille de foreningerne som råder over kommunale ejendomme lige, anbefaler administrationen, at Unge, fritid og idræt træffer beslutning om, at der kun ydes rengøringstilskud. De resterende driftsudgifter til bygninger overgår til Kommunale Ejendomme.

Da Slangerup Speedway Klubs driftstilskud gives til vedligehold og pleje af udendørsarealer, herunder bane pleje indstiller administrationen til, at Slangerup Speedway Klub ikke indgår i beslutningen.

Administrationen anbefaler Unge, fritid og idræt, at der på baggrund af fremlagte modeller træffes beslutning om tilskudsmodel, gældende fra den 1. januar 2023.

På nuværende tidspunkt har foreninger, som ikke benytter deres fulde rengøringstilskud, muligvis valgt at bruge de overskydende midler til foreningens andre aktiviteter. Det betyder, at midlerne ikke nødvendigvis er brugt på det tiltænkte formål. Ved at revidere foreningernes tilskud, således at de er svarende til det aktuelle rengøringsbehov sikres det, at midlerne kun bruges på det tiltænkte formål.

Samtidig har foreninger, som ikke har haft et rengøringstilskud eller som ikke har haft et tilstrækkeligt rengøringstilskud, selv måtte opretholde (de ekstra) udgifter. Denne konsekvens ændres ligeledes ved den nye tilskudsmodel.

Unge, fritid og idræt vil på baggrund af de beslutninger som træffes på dette møde, blive præsenteret for en ny sag vedrørende tilskudsstørrelse senest på udvalgets møde i september 2022.

Inddragelse

Der gennemføres i perioden 4. kvartal 2021 til 1. kvartal 2022 møder med alle folkeoplysende foreninger i Frederikssund Kommune, der har foreningslokale i kommunale bygninger eller på kommunal grund. Møderne afholdes hos foreningerne og omhandler foreningens brug, drift, muligheder og udfordringer ved lokaler og bygningen.

Fritids- og Kulturudvalget drøftede oplæg til grundskabelon for fornyede brugsretsaftaler med Frederikssund Idrætsråd, Aftenskolernes Samråd, Kulturrådet i Frederikssund samt Børne- og Ungeorganisationernes Samråd på dialogmøde den 30. august 2021. På dialogmødet var der opbakning fra samrådene til det videre arbejde med brugsaftaler. I den forbindelse en ligestilling foreningerne imellem for så vidt angår vilkår og aftaler, herunder at alle aftaler kun bør omhandle tilskud til rengøring.

Økonomi

Center for Økonomi har ingen bemærkning, da sagen ikke har bevillingsmæssige konsekvenser.

Indstilling

Dette punkt erstatter det fysiske underskriftark.

Når der trykkes godkendt, svarer det til, at underskriftarket er underskrevet.

Beslutning

-