Hvornår kan sager behandles på lukkede dagsordenpunkter

Følgende giver en afklaring på, hvorfor nogle sager behandles på lukkede dagsordenpunkter.

Sager der behandles for lukkede døre i Byrådet

Det fremgår af styrelseslovens § 10 at byrådsmøder som udgangspunkt er offentlige. Videre fremgår det af bestemmelse, at Byrådet kan bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed.

Adgangen til at behandle sager for lukkede døre har undtagelsens karakter i forhold til det almindelige princip om offentlighed omkring byrådets møder, og skal derfor være nødvendiggjort af den enkelte sags beskaffenhed.

En sag vil derfor ikke kunne behandles for lukkede døre alene fordi byrådet anser det for hensigtsmæssigt. Ønsket om at opnå en fri debat uden offentlighed kan således heller ikke i sig selv begrunde, at dørene lukkes.

Sager, som er nødvendige at behandle for lukkede døre, er alene sådanne, hvor der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens regler om tavshedspligt, jf. forvaltningslovens § 27 og straffelovens §§ 152 og 152 c-f.

I normalforretningsordenens § 1, stk. 2, jf. Indenrigsministeriet cirkulære 1969 129, er angivet nogle sagskategorier, der som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre. Disse fremgår ligeledes af Frederikssund Byråds forretningsorden.

Af forretningsordenen fremgår det, at følgende sager, som udgangspunkt, skal behandles for lukkede døre:

1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
2. Sager om køb og salg af faste ejendomme.
3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Det beror derfor på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, om en sag kan behandles for lukkede døre. Der vil således ikke kunne etableres en praksis, hvorefter visse kategorier af sager uden konkret stillingtagen til hver enkelt sag behandles for lukkede døre. Der vil derimod kunne opstilles vejledende retningslinjer, der angiver, at visse typer af sager som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre. Det er Byrådet, der skal vurdere, om en sag, er af en sådan karakter, at behandlingen for lukkede døre findes nødvendig i medfør af styrelseslovens § 10, stk. 1.

Som tidligere beskrevet, vil en sag kunne behandles for lukkede døre, hvis der vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger.

En oplysning er omfattet af tavshedspligt, hvis oplysningen ved lov er betegnet som fortrolig, eller såfremt det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde oplysningen for at varetage væsentlige offentlige interesser.

Oplysninger kan være fortrolige af hensyn til: 

1. statens sikkerhed eller rigets forsvar,
2. rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner,
3. forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,
4. gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen,
5. det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,
6. enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske, forhold, eller
7. enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold.

Ovenstående punkter kan med fordel anvendes som en vejledende retningslinje for, hvilke sagsoplysninger der kan være fortrolige, og dermed tale for, at en sag skal behandles for lukkede døre eller på et lukket dagordenspunkt.

Sager der optages på den lukkede dagsorden i udvalg

I modsætning til byrådsmøder er udvalgsmøder ikke offentlige. Udvalgene er efter styrelsesloven forpligtet til offentligt at fremlægge en fortegnelse over de sager, der kommer til behandling i udvalget. For de sager, der er omfattet af tavshedspligt, må det alene af sagsoversigten fremgå, hvilken type sag, der skal behandles. Disse punkter behandles på en lukket dagsorden. I praksis offentliggør vi i Frederikssund Kommune den fulde sags- fremstilling i de åbne sager af hensyn til borgernes muligheder for at følge det politiske arbejde, mens vi i de lukkede sager alene offentliggør overskriften og efterfølgende beslut- ningen (ligesom vi er forpligtiget til i henhold til styrelsesloven).

Ved vurdering af, hvornår et udvalg kan behandle en sag på en lukket dagsorden, anvendes de samme hensyn som ved vurdering af, hvornår et byrådsmøde kan behandle en sag bag lukkede døre.

Forhandlingerne i et udvalg er altid fortrolige, men et udvalgsmedlem kan frit referere egne udtalelser og synspunkter fra en forhandling i et udvalg. Det er ikke tilladt at offentliggøre udtalelser eller standpunkter, som andre mødedeltagere har indtaget.

Der er som udgangspunkt ikke tavshedspligt for så vidt angår oplysninger om en sags faktiske omstændigheder i en udvalgssag. Spørgsmålet om tavshedspligt i forhold til faktiske omstændigheder beror altid på en konkret afvejning af, om oplysningerne efter almindelige regler om tavshedspligt er fortrolige. En sag, der behandles på lukket dagsorden, indeholder almindeligvis altid fortrolige oplysninger, som er tavshedsbelagte, men ikke alle oplysninger på en lukket sag er nødvendigvis fortrolige.

Eksempelvis vil der i en sag om udstykning og salg af kommunale ejendomme kunne være objektive oplysninger, som ikke er fortrolige, mens alle oplysninger om prisfastsættelse og oplysninger om faktiske forhold, der underbygger overvejelser om pris og handelsvilkår vil være fortrolige.

Det er dog ikke muligt at sætte en fast grænse, idet det altid vil være en konkret juridisk vurdering, om en oplysning er fortrolig. I visse sager vil alene offentliggørelse af, at der i udvalget behandles en sag, således være fortrolig, idet dette kan røbe kommunens forhandlingsvilje og dermed presse prisen i uønsket retning.

Virkningen af, at sager behandles for lukkede døre, er at sagsfremstillingen ikke er tilgængelig for offentligheden (udover overskriften), at offentligheden er udelukket fra at være til stede under forhandlingerne og at offentligheden ikke har krav på oplysning om, hvad der er passeret under forhandlingerne. Beslutninger, der træffes for lukkede døre, skal så vidt muligt meddeles offentligheden med udeladelse af oplysninger, der efter andre regler er undergivet tavshedspligt, jf. § 8, stk. 6, om fremlæggelse af beslutningsprotokollen. I praksis offentliggøres beslutningen fra lukkede sager altid umiddelbart efter mødet – i enkelte tilfælde med udeladelse af fx konkrete beløb eller oplysninger, der på det tidspunkt er for- trolige.

Fortrolige oplysninger, der fremkommer under en sags behandling for lukkede døre, kan ikke udleveres til offentligheden.

Anvendt kilde

Hans B. Thomsen m.fl.: Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2010, side 103 og frem, jf. Erik Harder: Dansk Kommunalforvaltning I. Kommunalbestyrelsen og dens udvalg. 5. udgave. 1988.