Plan og Udviklings møde den 18. december 2025

Indstilling

Administrationen indstiller til Plan og Udvikling, at:

1. Der vælges en formand.

Sagsfremstilling

Et stående udvalg vælger selv sin formand, jævnfør styrelseslovens 22, stk. 1.

Formanden forbereder, indkalder og leder udvalgets møder, og drager omsorg for, at dets beslutninger indføres i beslutningsprotokollen.

Valget sker efter reglerne om flertalsvalg i den kommunale styrelseslov § 24, stk. 1.

Økonomi

Økonomi har ingen yderligere bemærkninger.

Indstilling

Administrationen indstiller til Plan og Udvikling, at:

1. Der vælges en næstformand.

Sagsfremstilling

Næstformanden varetager i formandens midlertidige fravær formandshvervet, men indtræder ikke automatisk i formandens plads, hvis formanden udtræder af udvalget.

Valget sker efter reglerne om flertalsvalg i den kommunale styrelseslov § 24, stk. 1.

Økonomi

Økonomi har ingen bemærkninger.

Indstilling

Administrationen indstiller til Plan og Udvikling, at:

1. Godkende forslag til forretningsorden.

Sagsfremstilling

Forretningsordenen beskriver bl.a. reglerne for hvordan udvalgets møder afvikles, regler om forberedelse, indkaldelse og afholdelse af udvalgets møder samt hvordan afstemninger foretages.

Desuden beskriver forretningsordenen også reglerne om habilitet og tavshedspligt mv.

Visse af reglerne i forretningsordenen henviser til bestemmelser i den kommunale styrelseslov.

Ændringer i eller tillæg til forretningsordenen kræver vedtagelse i to på hinanden følgende ordinære møder.

Forretningsordenen følger Byrådets forretningsorden samt normalforretningsordenen udsendt af Indenrigsministeriet.

Inddragelse

Inddragelse er ikke vurderet relevant.

Økonomi

Økonomi har ingen bemærkninger.

Bilag

• Forretningsorden - Plan og Udvikling

Indstilling

Administrationen indstiller til Plan og Udvikling, at:

1. Der med afsæt i nedenstående principper for mødeplanlægningen drøftes mødetidspunkt og mødested for udvalgets møder i 2026 med henblik på, at der kan udarbejdes en samlet mødeplan for udvalgs- og byrådsmøder i det nye år.

Sagsfremstilling

Udvalget skal med denne sag drøfte, hvor og hvornår udvalget skal holde møder i 2026.

Sagen fremlægges for alle fagudvalgene, der som nævnt i styrelseslovens § 20 for hvert regnskabsår skal træffe beslutning om, hvor og hvornår udvalgets møder skal afholdes.

Det er derfor formelt set det enkelte udvalg, der beslutter hvor og hvornår udvalgets møder afholdes. I praksis er udvalgene imidlertid en del af en samlet mødekabale, hvor alle fagudvalgsmøder skal placeres, så alle udvalgsmedlemmer har mulighed for at deltage i møderne. Byrådsmedlemmerne sidder i alt fra 1 til 3 udvalg.

I arbejdet med mødeplanlægningen for udvalg og Byråd arbejder administrationen ud fra følgende principper:

1. Udvalgsmøderne placeres, så sager fra dagsordenen kan nå at blive optaget på dagsordenen til førstkommende Økonomiudvalg/Byrådsmøde.
2. Byrådets møder afholdes som hidtil den sidste uge (onsdag) i måneden, og Økonomiudvalgets møder holdes som udgangspunkt den foregående uge (onsdag). Det betyder, at udvalgsmøderne holdes i den første eller den anden uge i måneden.
3. Møderne i fagudvalgene holdes som udgangspunkt enten om formiddagen med start og slut i tidsrummet 08.30 til 12.30 eller om eftermiddagen med start og slut i tidsrummet 14.00 til 17.00.
4. Møderne berammes som udgangspunkt til at vare 2 timer pr. møde.

Principperne er et udtryk for den gensidige afhængighed mellem udvalgsmøderne og dermed et forsøg på at veje mange forskellige hensyn op mod hinanden, herunder hensynet til at sikre en smidig og koordineret sagsbehandling på tværs af udvalg, Økonomiudvalg og Byråd.

I forhold til princip 3 kan møderne afholdes løbende over ugen (formiddag eller eftermiddag), f.eks. i løbet af 3 dage, i det mandag og fredag holdes mødefri, af hensyn til optimering af dagsordensproduktionen og rettidig videresendelse af punkter fra fagudvalg til Økonomiudvalg.

Ofte holdes udvalgsmøderne på Rådhuset, Torvet 2 i Frederikssund eller på Administrationscentret i Slangerup – men nogle udvalg har haft tradition for, at møderne holdes på de forskellige institutioner, der hører under udvalgets område (en skole, en daginstitution, en kulturinstitution el. l.).

I nogle tilfælde, især om foråret, hvor der er mange ferie- og helligdage, varierer rækkefølgen på udvalgsmøderne fra måned til måned.

På baggrund af udvalgenes drøftelser og ønsker til mødeplan for 2026 udarbejder administrationen et samlet forslag til mødeplan for det kommende år, som forelægges på udvalgsmøderne i det nye år. Når mødeplanen er endelig godkendt, bookes alle møderne i Outlook.

Inddragelse

Inddragelse er ikke vurderet relevant.

Økonomi

Center for Økonomi har ingen bemærkninger.

Bilag

• Skema - hvem sidder i hvilke udvalg
• Udkast Politisk mødekalender 2026 pr. 11. december 2026