Lån af faciliteter ved indtægtsgivende arrangementer
Foreninger der afholder indtægtsgivende arrangementer, med udgangspunkt i foreningens folkeoplysende formål, kan låne kommunale faciliteter uden beregning.
Folkeoplysende foreninger der ønsker at afholde andre indtægtsgivende arrangementer, hvor arrangementet alene har til formål at styrke foreningens økonomi, kan også låne kommunale faciliteter, men på følgende vilkår:
Generelle vilkår
Foreningerne er ansvarlige for planlægning, opsætning og oprydning i forbindelse med lån af faciliteter, som ved folkeoplysende arrangementer.
Udgifter
I forbindelse med indgåelse af aftale om lån af faciliteten, aftales antal servicetimer der er brug for til arrangementet. Foreningerne afholder udgiften til servicetimerne (slutrengøring, ekstra åbningstimer og eventuelt hjælp til opsætning/nedtagning af inventar). Pris pr. servicetime fremgår af kommunens takstblad på Frederikssund.dk under udlejning.
Andre ekstra udgifter i forbindelse med afholdes af arrangementet vil også bliver faktureret foreningen (f.eks. uhensigtsmæssig aktivering af brandalarm eller erstatning af inventar, hvor der ikke er tale om hændeligt uheld eller slidtaget som ikke kan henføres til alm. brug).
Bookning af faciliteter til arrangementerne
Bookning af lokaler følger kommunes lokalefordelingsregler og kan derfor søges når sæsonplanlægningen er på plads. Når ansøgningen er godkendt af Frederikssund Idrætsanlæg / Teknisk Servicekorps, vil bookningen fremgå af bookingsystemet.
Der kan være undtagelser ved fastlagte arrangementer som finder sted på sammen tidspunkt hvert år.
Arrangementer der kræver aflysning af foreningsaktiviteter
Arrangementer der kræver aflysninger af foreningernes aktiviteter (sæsonbookning) vil bliver godkendt i begrænset omfang. Godkendelse af ansøgningen vil indgår i en helhedsvurdering sammen med alle særarrangementer – herunder også de private aktører som lejer faciliteterne.
Der foretages en individuel vurdering ved hver ansøgning. I vurdering tages der bl.a. højde for følgende:
Det bestræbes, at de enkelte foreninger ikke oplever mere end maksimalt
- 4-5 aflysninger af samme hold på en sæson.
- Det bestræbes at det ikke gentagende gange fra år til år er de samme foreninger som må aflyses.
- Det bestræbes at dialog med de involverede foreningerne indgår i processen med at godkende et arrangement: om mulighed for brug af alternative faciliteter på dagen.
- Der er faciliteter der i udformning og indretning er særlig eftertragtet/velegnet til særlige arrangementer.
Arrangementer der ikke kræver aflysning af foreningsaktiviteter
Arrangementer der ikke kræver aflysning af foreningsaktiviteter vil kunne bookes efter sæsonfordelingen på de ledige tider.
Arrangementer der ikke tager afsæt i foreningens folkeoplysende formål, kan ikke bookes kontinuerligt hen over året.
Foreningens bestyrelse som lånere
Det er foreningen og hermed foreningens bestyrelse der skal står som arrangører af arrangementerne. Det er ikke muligt for enkelstående personer med tilknytning til en forening, at låne en kommunal facilitet til et arrangement.
Ligeledes må lån af facilitet ikke overgives – eller udlejes til en tredje part.