Uddannelsesudvalget 2018-2021s møde den 24. marts 2021

Godkendt.

Sagsfremstilling til Uddannelsesudvalgets møde den 6. januar 2021

Uddannelsesudvalget besluttede på møde den 4. december 2019 at oversende sagen om flytning af Klub Mix til udvalgets prioriteringsdrøftelser i foråret 2020. Efterfølgende er der i budget 2021 prioriteret 41 mio. kr. til en ny moderne klubstruktur i Frederikssund. Det er forventningen at etableringen eller opførelsen af en ny klub tidligst kan være gennemført om 3 år.

I sag nr. 170 den 23. maj 2018 på Økonomiudvalget besluttede udvalget, at der arbejdes henimod et salg af bygningen, hvor Klub mix i dag har sin aktivitet. Spørgsmålet om en ny placering af aktiviteterne i bygningen tages op i Uddannelsesudvalget.

Klub Mix er en af 3 fritidsklubber i Frederikssund by. Udover Klub Mix udgøres fritidsklubområdet i Frederikssund By af Klub 107 ved Ådalens Skole og Dyreklubben ved Marbæk strand.

Klub Mix ligger i øjeblikket på adressen A.C Hansensvej 12 A, 3600 Frederikssund. 

Kommunale Ejendomme oplyser, at bygningsarealet er 1.081 m2. En forholdsvis stor del af arealet benyttes som lege/aktivitets areal med bl.a. Hoppepude, pga. at der er et meget begrænset udeareal tilknyttet ejendom.

Bygningens kvalitet er vurderet til kategorien dårlig, og vedligeholdelses niveauet er tilsvarende vurderet til dårlig. Der er i 2010 udført energimærkning på ejendommen. Dengang blev energiniveauet vurderet til E. Bygninger der lever op til bygningsreglementets krav, vurderes til B, mens A er bedre end de krav der stilles i byggeloven. E er til gengæld et udtryk for en meget energiforbrugende bygning.

I 2017 har firmaet Bøgh og Helstrup undersøgt bygningen for fugt og skimmelsvamp. Undersøgelserne viser, at der er grundlæggende problemerne med bygningens konstruktioner og at der, hvis den nuværende anvendelse skal fortsætte, skal ske en gennemgående renovering inden for de kommende 5 år (dvs. i 2022).

Med beslutningen om dels at sælge lokalerne som rummer Klub Mix, den dårlige bygningsmæssige standard og med beslutningen om at opfører en ny klub og tidshorisonten på dette skal der findes en ny midlertidig placering til Klub Mix. Center for Børn og Skole har igennem 2020 undersøgt adskillige lokaliteter og lejemål i Frederikssund uden at finde en egnet placering. På den baggrund foreslås det at genoptage forslaget om en placering på Trekløverskolen afd. Falkenborg. Denne gang dog for en midlertidig 3-årige periode.

Det foreslås at anvende de nuværende lokaler til skolebiblioteket i bygning F til klublokaler (se bilag). Der indrettes klubopholdslokaler i kælderetage og stue. Kælderen benyttes i øjeblikket til hhv. bogdepot og depot for teknisk service.

Biblioteket flyttes til 1. sal i bygning F. Depot for skolebøger etableres på 1. sal i bygning G. Her er handicapkonsulenterne p.t. placeret. De ønsker at flytte til anden placering grundet arbejdsmiljø, og det formodes derfor, at lokalerne vil være tomme, når det bliver aktuelt at rykke skolebøgerne.

Depot for teknisk service, etableres i kælderen på bygning G.

For at lette håndteringen af bøger, vil der være mulighed for at etablere en lift udvendig på bygning G.

De nye lokaler vil give:

• 414 m2 opholdsareal
• Mulighed for at inddrage faglokalerne i bygning F/ G til klubaktiviteter i klubbens åbningstid. bl.a.
• Mulighed for at udnytte skolen øvrige faciliteter bl.a. multihal og udearealer med legeplads, boldbane og multibane.

Da der er SFO på afd. Falkenborg også, vil dele af anvendelse af udearealer skulle aftales mellem Klub og SFO.

De forventede samlede udgifter til ombygningen er 2,2 mio. kr.

Som option kan man bygge en lift til kr. 1,3 mio. uden på bygning G. Det anbefales, at man afprøver behovet for en lift, inden den etableres.  

Sagen har tidligere været sendt i høring. Høringssvarene vedhæftes sagen som bilag. Forud for endelig politisk stillingtagen om flytning af Klub Mix til en midlertidig placering på Trekløverskolen Afd. Falkenborg indstiller Center for Børn og Skole, at forslaget sendes i høring i Skolebestyrelsen på Trekløverskolen samt i forældrebestyrelsen og i MED-udvalget i klubberne. Høringsperioden foreslås til at løbe fra 7. januar 2021 til den 21. januar 2021.

Fortsat sagsfremstilling til Uddannelsesudvalgets møde den 3. marts 2021:

På Uddannelsesudvalgets møde den 6. januar 2021 anmodede udvalget om, at administrationen, ud over de allerede fremlagte forslag, undersøgte midlertidige pavillonløsninger som erstatning for Klub Mix, herunder forslag til placering af pavillonerne. Udvalget anmodede om, at sagen blev forelagt på mødet i marts 2021. Administrationen har derfor undersøgt muligheden for midlertidigt at huse Klub Mix i pavilloner, samt afdækket forskellige mulige placeringer heraf.

I bilaget præsenteres tre mulige midlertidige placeringer af Klub Mix, hvoraf ét scenarie er pavillonløsninger og to scenarier er i eksisterende bygninger.

Administrationen har foruden at afsøge mulighederne for pavillonløsning undersøgt og beregnet alle relevante forhold, også for de tidligere fremlagte forslag til midlertidig placering af Klub Mix. Der kan derfor opleves variation i anslåede omkostninger fra tidligere sager. På baggrund undersøgelser og beregninger ser administrationen tre mulige placeringer for værende realistiske, når både pædagogiske, økonomiske og ejendomstekniske forhold inddrages. I vedlagte bilag har administrationen beskrevet disse tre mulige placeringer af Klub Mix, som i forskellig grad vurderes som relevante. De placeringer der fremlægges er dog alle nogle, der i forskellig udstrækning lever op til både pædagogiske, økonomiske og ejendomsmæssige krav, og derfor er mulige midlertidige placeringer af Klub Mix.

Center for Børn og Skole og Kommunale Ejendomme har sammen med relevante parter afsøgt alle mulige placeringer i Frederikssund by, og det er således administrationens vurdering, at der ikke er reelle alternativer til de fremlagte forslag i Bilag 1. Det er i den forbindelse væsentligt at betone, at Trekløverskolens ledelse har været tæt involveret i udpegningen af de løsningsforslag, hvor en placering på afdeling Falkenborg er foreslået. Her understreger skolens ledelse, at man er særligt positiv over for en midlertidig placering i bygning F. Hertil kommer, at der ikke ændres på placeringen af biblioteket i dette scenarie.

Bilaget illustrerer overordnet set, at pavillonløsningen er forholdsmæssigt dyr set i forhold til de to løsninger, hvor man udnytter en allerede eksisterende bygning til en midlertidig placering. Her er der dog også stor forskel på omkostningerne, idet en placering i bygningen på Kalvøvej er væsentligt dyrere end en placering på Trekløverskolen, afdeling Falkenborg, idet der vil være lejeudgifter forbundet med Kalvøvej.

Der er i budget 2021 afsat 1,030 mio. kr. til håndtering af den midlertidige udfordring med placering af Klub Mix. Heraf er der afsat 3 % til intern projektering svarende til 0,03 mio. kr. Der er i øvrigt afsat 15,45 mio. kr. i 2022 og 25,75 mio. kr. i 2023. Heraf er der afsat 3 pct. til intern projektering svarende til 0,45 mio. kr. i 2022 og 0,75 mio. kr. i 2023. 

Fortsat sagsfremstilling til Uddannelsesudvalgets ekstraordinære møde den 24. marts 2021:

Med aftaletekst vedrørende budget 2021 vedtog forligskredsen, at Klub Mix hurtigst muligt skulle fraflyttes og sælges, og at administrationen i samarbejde med klubben og klubbestyrelsen skulle fremsende et egnet midlertidigt sted til klubaktiviteten til godkendelse hos Uddannelsesudvalget. Af aftaleteksten fremgår således: ”De fysiske rammer i Klub Mix er i dag i ringe stand. Bygningerne fraflyttes og sælges hurtigst muligt. En fraflytning sker, når administrationen i samarbejde med klubberne og klubbestyrelsen har fundet et egnet midlertidigt sted til klubaktiviteten, som godkendes af Uddannelsesudvalget. Det midlertidige sted skal, udover almindelig klubaktivitet, kunne bruges som inspirerende værksted, hvor indhold og form for Frederikssunds nye klubstruktur skabes”.

Der er i budget 2021 afsat 1,030 mio. kr. til håndtering af den midlertidige udfordring med placering af Klub Mix. Heraf er der afsat 3 % til intern projektering svarende til 0,03 mio. kr. Der er i øvrigt på anlægsbudgettet afsat 15,45 mio. kr. i 2022 og 25,75 mio. kr. i 2023. Heraf er der afsat 3 % til intern projektering svarende til 0,45 mio. kr. i 2022 og 0,75 mio. kr. i 2023. De anlægsmidler der er afsat til klubudvikling i 2022 og 2023 vedrører alle klubber i kommunen, hvorfor det er formålstjenligt at så lille en procentdel af disse anvendes i forbindelse med den midlertidige placering af Klub Mix.

Med udgangspunkt i aftaleteksten vedrørende budget 2021 har administrationen på tværs af fagcentre og i tæt samarbejde med klubledelsen i Frederikssund, undersøgt en række mulige midlertidige placeringer af Klub Mix. I udvælgelsen af scenarier har administrationen særligt lagt vægt på at efterkomme Byrådets opdrag til administrationen om, at placeringen skal give mulighed for at skabe inspirerende værkstedsrammer til inspiration for den videre klubudvikling. Herudover har administrationen særligt fokuseret på ønsket om midlertidighed og lagt vægt på Byrådets anvisning af, at placeringen skal understøtte muligheden for en fraflytning fra de nuværende lokaler, hurtigst muligt.

Uddannelsesudvalget har senest på møde den 3. marts 2021 behandlet sag nr. 30 om flytning af Klub Mix til midlertidige lokaler. Udvalget ønskede på baggrund af drøftelserne på mødet en yderligere uddybning af en række forhold ved de præsenterede scenarier, samt en undersøgelse af en endnu ikke afdækket mulig placering. Udvalget ønskede blandt andet en yderligere præcisering af lokalerne på Trekløverskolens afdeling Falkenborg, en afdækning af de økonomiske aspekter ved leje af lokaler på Kalvøvej, en undersøgelse af mulighederne for at flytte de pavilloner som kommunen lejer i forbindelse med etablering af nyt børnehus (Gyldensten) i Frederikksund Syd, samt en afdækning af mulighederne for at anvende placeringen af de nuværende pavilloner ved Gyldensten til midlertidige lokaler til Klub Mix. Disse forhold er afdækket og indarbejdet i én samlet oversigt over mulige midlertidige placeringer af Klub Mix. Denne er vedlagt som bilag til denne sag.

Bilaget illustrerer overordnet set, at pavillonløsninger er forholdsmæssigt dyre set i forhold til de løsninger, hvor man udnytter en allerede eksisterende bygning til en midlertidig placering. Særligt taget i betragtning, at investeringerne i midlertidige pavillonløsninger ikke har nogle fremadrettede perspektiver. Der er dog også stor forskel på omkostningerne til placeringer i eksisterende bygninger, idet en placering i bygningen på Kalvøvej er væsentligt dyrere end en placering i bygning F på Trekløverskolen, afdeling Falkenborg. Dette da der vil være lejeudgifter til privat udlejer forbundet med en placering på Kalvøvej.

Administrationen vurderer på baggrund af de foreliggende oplysninger, at en placering på Trekløverskolen, afdeling Falkenborg, Bygning F, er den der både økonomisk og pædagogisk er mest hensigtsmæssig. Ved denne placering får Frederikssund Kommune en klubplacering, der er tæt på klubbens brugere og dermed giver potentiale for en høj brugeranvendelse. Ledelsen på Trekløverskolen ser positivt på en midlertidig placering på Trekløverskolen, afdeling Falkenborgskolen, bygning F, og tager blandt andet udgangspunkt i, at der i en årrække vil være et lavere elevtal på skolen end normalt, hvorfor en række lokaler her ikke skal anvendes af skolen. Forslaget indebærer endvidere IKKE en flytning af biblioteket i stueetagen, som et tidligere forlag fremsagde som præmis, og som skolebestyrelsen på Trekløverskolen ikke kunne anbefale.

Hertil kommer, at en placering på afdeling Falkenborg giver gode muligheder for et tæt pædagogisk samarbejde om børnegruppen mellem skole og klub, og dermed en videndeling og opgavedeling til gavn for alle, men særligt for børn og unge i udsatte positioner.

Ydermere vil en placering på skolens matrikel betyde, at skolen og klubben vil kunne dele faciliteter, således at klubben kan anvende skolens faciliteter, og skolen får adgang til klubbens værksteder og faglokaler i skoletiden. Dette giver en høj anvendelsesgrad af lokalerne. En væsentlig pointe er i den henseende, at de investeringer der foretages i bygning F på Trekløverskolen, afdeling Falkenborg, vil være gode og overførbare investeringer som giver afdeling Falkenborg en varig lokale/bygningsmæssig forbedring, uanset at Klub Mix fraflytter til andre permanente lokaler efter en periode.

Placeringen på Trekløverskolen, afdeling Falkenborg, bygning F, er den løsning der vurderes hurtigst at kunne stå klar, og er forbundet med færrest økonomiske omkostninger, svarende til anslået 2,9 mio. kr. over en 3-årig periode.

På baggrund af ovenstående er det administrationens hovedindstilling, at Klub Mix placeres midlertidigt i de eksisterende lokaler i bygning F på Trekløverskolen, afdeling Falkenborg.

Som alternativ indstilling peger Administrationen på en løsning med pavilloner på Trekløverskolen, afdeling Falkenborgs boldbaner. Her vil administrationen arbejde mod en placering, der optager mindst muligt at skolens boldareal, og som i øvrigt er mindst muligt indgribende i skolens udendørs arealer. Denne løsninger er dog dyrere, svarende til anslået 8,2 mio. kr. over en 3-årig periode.

Til begge indstillinger foreslår administrationen, at der etableres en følgegruppe/arbejdsgruppe med repræsentanter fra personale/AMR, således at der er en tæt inddragelse af det involverede personale.  

Såfremt en placering på Trekløverskolen, afdeling Falkenborg bliver aktuel, påtænker Center for Børn og Skole desuden at afsætte midler inden for områdets eksisterende budgetter til at planlægge og afholde pædagogiske aktiviteter for børn og personale med henblik på at kickstarte og udvikle det gode og tætte samarbejde mellem skole og klub.

En permanent placering af Klub Mix indgår som en del af en overordnet proces omkring ”Fremtidens klub” i Frederikssund Kommune. På udvalgets møde i april vil der blive fremlagt en foreløbig tid- og procesplan, hvor første del af processen består i at få fastlagt en overordnet ramme for ledelsesstrukturen på klubområdet. Herudover vil der blive påbegyndt et arbejde med involvering af MED, forældrebestyrelse, uddannelsesudvalget og de unge, hvor der skal udformes en egentlig strategi for Frederikssund Kommunes klubber. Denne proces skal udover det faglige indhold også kaste lys på de fremtidige permanente fysiske rammer for klubberne.

Center for økonomi har ingen bemærkninger, da sagen ikke har bevillingsmæssige konsekvenser. Der forventes en politisk sag efter høringsperiode med henblik på at frigive anlægsmidlerne.

Uddannelsesudvalget, 6. januar 2021, pkt. 10 - indstilling:

Centerchefen for Børn og Skole indstiller til Uddannelsesudvalget, at:

1. Forslaget om at flytte Klub Mix til en midlertidig placering på Trekløverskolen Afd. Falkenborg sendes i høring i MED-udvalget og i Skolebestyrelsen på Trekløverskolen samt i forældrebestyrelsen og i MED-udvalget i klubberne. Høringsperioden løber fra 7. januar 2021 til den 21. januar 2021.
2. Sagen genoptages på udvalgsmødet i februar 2021.

Uddannelsesudvalget, 6. januar 2021, pkt. 10 - beslutning:

Indstillingens punkt 1 blev drøftet. Administrationen anmodes om at undersøge en midlertidig pavillionløsning som erstatning for Klub Mix, herunder et forslag til en placering af pavillionerne. Udvalget forelægges denne sag i marts 2021.

Udannelsesudvalget, 3. marts 2021, pkt. 30 - indstilling:

Centerchefen for Børn og Skole indstiller til Uddannelsesudvalget, at:

1. Udvalget drøfter de fremlagte mulige midlertidige placeringer af Klub Mix som beskrevet i Bilag 1 og beslutter, hvilken placering udvalget ønsker som midlertidig placering af Klub Mix.
2. Udvalget sender ét forslag til midlertidig placering af Klub Mix i høring hos relevante parter, herunder specifikt klubbernes forældrebestyrelser og MED-udvalg. Høringsperioden foreslås fastsat til 5. - 19. marts 2021.
3. Udvalget over for Økonomiudvalget anbefaler at, der frigives en samlet anlægsbevilling på 1,03 mio. kr., svarende til det afsatte rådighedsbeløb i 2021

Uddannelsesudvalget , 3. marts 2021, pkt. 30:

Indstillingspunkt 1 - 2: Drøftet. Sagen genoptages på ekstraordinært udvalgsmøde, da Uddannelsesudvalget ønsker sagen yderligere belyst, forud for høring hos relevante parter. Indstillingspunkt 3: Afventer fornyet drøftelse i Uddannelsesudvalget. 

Udvalget beslutter at sende indstillingens forslag 1 om midlertidig placering i max. 3 år af Klub Mix på Trekløverskolen, afdeling Falkenborg, bygning F, 1.sal i høring.

Dette punkt erstatter det fysiske underskriftark.

Når der trykkes godkendt, svarer det til, at underskriftarket er underskrevet.

-