Frederikssund Kommunes logo

Opvækstudvalgets møde den 2. november 2020

Via Skype kl. 15.00

Referat

Fold alle punkter [ud] [ind]

Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse § 8.

Normalforretningsordenen § 3.

Beslutning

Godkendt.

Sagsfremstilling

Nærværende sagsfremstilling er fjerde status på implementering af aftalen om budget 2020-2023 i forhold til såvel aftaleteksten som de vedtagne politiske ændringsforslag.

Af vedhæftede bilag 1 fremgår en status på implementeringen af initiativerne i aftaleteksten, mens bilag 2 giver en oversigt over status på implementeringen af de vedtagne politiske ændringsforslag.

Bilag 2 indeholder en opfølgning på 53 ændringer, hvoraf 26 er implementeret på nuværende tidspunkt. For de resterende 27 ændringer er den fortsatte proces hen i mod en implementering kort beskrevet under kolonnen "statustekst".

Generelt er en række tiltag forsinket som følge af COVID-19.

Specifikt i forhold til Opvækstudvalget indeholder bilag 2 to ændringer, der begge er implementeret.

Økonomi

Nærværende sag har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Eventuelle afledte bevillingsmæssige konsekvenser behandles i sagen om budgetopfølgning pr. 30. september 2020, der behandles på samme møde.

Indstilling

Center for Økonomi fremsender fjerde status på implementering af aftalen om budget 2020-2023 til orientering for Opvækstudvalget.

Beslutning

Taget til efterretning.

Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse § 40

Sagsfremstilling

Administrationen har udarbejdet en budgetopfølgning pr. 30. september 2020 for Opvækstudvalgets samlede område.

Drift

Pr. 30. september 2020 er der forbrugt 139,5 mio. kr. ud af et budget på 183,9 mio. kr. Det svarer til en forbrugsprocent på 76 %, hvilket skal sammenholdes med, at forbrugsprocenten ville udgøre 75 %, hvis forbruget fordeler sig jævnt over året.

Budgetopfølgningen giver samlet set anledning til et forventet merforbrug på 0,3 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget, som udmøntes via en egentlig tillægsbevilling. Merforbruget dækker over mindreforbrug på 0,9 mio. kr. på institutionerne og et merforbrug på 1,2 mio. kr. på øvrige opgaver.

Siden sidste budgetopfølgning har der ikke været yderligere udgifter i relation til COVID 19.

Se vedlagte noter for yderligere information.

Anlæg

Der søges ingen tillægsbevillinger i forbindelse med budgetopfølgningen pr. 30. september 2020 på anlægsprojekter under Opvækstudvalget. Men der er vedlagt et bilag ”Anlægsoversigt – OPV”, hvori de anlægsprojekter der hører under udvalget fremgår med angivelse af nuværende budget, forbrug samt resterende budget. I samme bilag knyttes der korte bemærkninger til de enkelte projekter.

Økonomi

Drift

Budgetopfølgningen viser samlet set et merforbrug på 0,3 mio. kr., som således giver anledning til en egentlig tillægsbevilling på 0,3 mio. kr. på driften.

Anlæg

Budgetopfølgningen giver ikke anledning til nogen tillægsbevillinger på anlæg, hvorfor der ingen bevillingsmæssige konsekvenser er.

Indstilling

Direktøren for Opvækst, Uddannelse og Kultur indstiller, at Opvækstudvalget over for Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler, at:

  1. Resultatet af budgetopfølgningen pr. 30. september 2020 tages til efterretning.
  2. Tillægsbevilling på 0,3 mio. kr. godkendes.

Beslutning

Indstillingens pkt. 1 taget til efterretning.

Indstillingens pkt. 2 anbefales.

Sagsfremstilling

Siden COVID-pandemiens start i marts 2020 har Frederikssund Kommune på en lang række områder arbejdet på en anden måde – det gælder både måden hvorpå vi har tilrettelagt eksisterende tilbud samt i løsningen af en række nye opgaver. Denne sag giver et overblik over, hvordan Frederikssund Kommune i dag arbejder med COVID-19 generelt, såvel som på Opvækstudvalgets område. Der gives tilsvarende statusser målrettet alle relevante fagudvalg i november måned.

Statussen er todelt, og omfatter dels det generelle arbejde med COVID-19 på tværs af hele kommunen, dels arbejdet på udvalgets konkrete område under hensyntagen til pandemien. Statussen på Opvækstudvalget område følger dermed op på de hidtidige sager udvalget har fået vedr. COVID-19 situationen fra den 13. maj 2020 og den 8. juni 2020. Se vedlagte status.

Indsatsen har siden marts måned løbende ændret sig fra regeringsbestemt nedlukning med en hverdag præget af centralt udstukne retningslinjer, til en genåbning, hvor vi i dag lokalt skal finde brugbare og mere permanente løsninger under hensyn til nye krav om afstand, hygiejne og adfærd. Omvendt kender vi i dag i langt højere grad end i marts pandemiens karakter og følger.      

Det generelle beredskabsarbejde med COVID-19 er struktureret i tre spor, som griber ind i og understøtter hinanden:

a)    Effektiv styring og håndtering af forhold, der knytter sig til pandemien, herunder organisation, samarbejde på tværs af kommune, overvågning og kommunikation.

b)    Forebyggende tiltag, som forhindrer smittespredning, herunder hygiejne, afstand og adfærd, rengøring, brug af værnemidler og systematisk tests.

c)    Inddæmmende tiltag, når borgere eller medarbejdere får COVID, herunder håndtering af udbrud og mulighed for isolation.

Det generelle beredskabsarbejde løftes i en særskilt tværgående organisering for at sikre et fortsat fokus og håndtering af arbejdet med COVID-19.

Overordnet har det været en stor arbejdsopgave at få COVID-19-hverdagen til at fungere tilfredsstillende, da perioden er præget af smitteforebyggende foranstaltninger som afstandskrav, brug af værnemidler og et øget fokus på sygdom og test.

Økonomi

Den konkrete sag har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Bevillingsmæssige konsekvenser i relation til Covid-19 er behandlet i de løbende budgetopfølgninger.

Indstilling

Konstitueret centerchef for Sundhed og Forebyggelse fremsender sagen til orientering for Opvækstudvalget.

Beslutning

Udvalget ønsker at få et overblik ift. investeringer i udendørshåndvaske samt mulighed for drøftelse af øvrige prioriteringer inden for området.

Sagsfremstilling

Center for Børn og Skole har i efteråret 2020 og på baggrund af den helhedsplan for dagtilbudsområdet som arkitektfirmaet RUM lavede i sommeren 2020 gennemført en opmåling af alle kommunens kommunale børnehuse. Hensigten med opmålingen har været at få et retvisende ensartet overblik over børnehusenes kapacitet. Hovedprincipperne i opmålingen er dem der er defineret af arkitektfirmaet RUM nemlig, at vuggestuebørn skal have 3 m2 og børnehavebørn 2 m2. Det er kun de stuer og rum, hvor børnene har grupperum der medgår i opgørelsen. Det betyder, at alle øvrige lokaler både aktivitetsrum og fællesrum i børnehuset ikke indgår i kapacitetsberegningen.

Opmålingerne er foretaget i børnehusene og er efterfølgende blevet drøftet, tilrettede og godkendt af områdelederne og de pædagogiske ledere i børnehusene.

Overordnet set viser opmålingen, at der er ledig kapacitet på Hornsherred, i Slangerup og i Frederikssund Nord, mens kapaciteten i Frederikssund syd er opbrugt. Dermed ligger konklusionerne i fin forlængelse af det billede som RUM tegnede i helhedsplanen. I Slangerup er kapaciteten som konsekvens af lukningen af specialenheden Stjernen udvidet ligesom enkelte andre børnehuse kan rumme flere børn end tidligere antaget. I Frederikssund Nord er der i enkelte børnehuse væsentlig mere plads end tidligere vurderet, hvilket også blev bemærket i helhedsplanen.

I Skibby peger befolkningsprognosen på en vækst på 60 børn indtil 2025.

I Jægerspris peger befolkningsprognosen på en vækst på 30 børn indtil 2025.

I Slangerup peger befolkningsprognosen på en vækst på 35 børn indtil 2025.

I Frederikssund peger befolkningsprognosen på en vækst på 102 børn indtil 2025.

I den kommende tid vil Center for Børn og Skole i samarbejde med de private institutioner, de selvejende institutioner og puljeinstitutionerne foretage en opmåling af deres bygninger sådan, at vi også her får et fælles fundament, som eksempelvis kan anvendes i forbindelse med ansøgninger om at udvide kapaciteten.

Økonomi

Center for Økonomi har ikke yderligere bemærkninger.

Indstilling

Centerchefen for Børn og Skole fremsender sagen til orientering for Opvækstudvalget.

Beslutning

Taget til efterretning.

Sagsfremstilling

Administrationen igangsatte i foråret 2020 en undersøgelse af kommunens børnehuse ved et eksternt firma. Undersøgelsen inkluderede blandt andet kapacitets- og tilstandsvurderinger og udmøntedes i en helhedsplan. Helhedsplanen beskriver både udfordringer og mulige tiltag for at løse den aktuelle og fremtidige kapacitetsudfordring, herunder nødvendig genopretning, ønskeligt vedligehold, forslag til ombygninger samt til- og nybygninger.

Opvækstudvalget bad ved udvalgets møde den 7. september (sag nr. 63) administrationen fremlægge sag der beskriver, hvordan de pædagogiske, bygnings- og vedligeholdelsesmæssige udfordringer beskrevet i helhedsplanen håndteres i et fællesskab mellem Teknisk Udvalg og Opvækstudvalget.

Der er fortsat behov for en samlet prioritering og langsigtet strategi for løsning af kapacitetsudfordringen. Derfor arbejder administrationen med at udvikle en model for kontinuerligt samarbejde på tværs af Center for Børn og Skole og Center for Ejendomme og IT. Samarbejdsmodellen skal sikre, at både det bygningstekniske og det pædagogiske perspektiv inddrages i en samlet prioritering af tiltag, der kan igangsættes for at håndtere kapacitetsudfordringen.

Teknisk Udvalg har som et af sine ansvarsområder hovedvedligeholdelse af kommunens bygninger. Samarbejdsmodellen skal blandt andet sikre, at der ved prioritering af midler til vedligehold tages udgangspunkt i en samlet, tværfaglig vurdering.

Der arbejdes således i øjeblikket med at skabe fælles overblik over kommunens daginstitutioner i forhold til den nyeste kapacitetsberegning, tilstandsvurderinger, pædagogiske muligheder og planlagt vedligehold/renovering. Disse data vil sammenholdt danne et tværfagligt kvalificeret overblik til brug for beskrivelse af forskellige scenarier til politisk prioritering. Vedhæftet eksempel på det datagrundlag, der arbejdes med at kvalificere.

Der fremlægges en selvstændig sag vedrørende det senest opdaterede kapacitetsoverblik på Opvækstudvalgets møde den 2. november 2020.

Økonomi

Center for Økonomi har ikke yderligere bemærkninger, da sagen ikke har bevillingsmæssige konsekvenser.

Indstilling

Direktøren for Opvækst, Uddannelse og Kultur fremsender sagen til orientering for Opvækstudvalget.

Beslutning

Taget til efterretning.

Lovgrundlag

Dagtilbudsloven

Sagsfremstilling

Byrådet besluttede med vedtagelsen af Budget 2019, at der fremadrettet skulle ske en tættere tilknytning mellem dagplejen og børnehusene. På Opvækstudvalget den 4. marts 2019 besluttede udvalget på baggrund af en høring i MED udvalget samt i Forældrebestyrelserne, at dagplejen fremadrettet skulle organiseres under de fire områder. Helt konkret ved at den daglige ledelse rykkede fra dagplejekonsulenterne til et antal pædagogiske ledere i børnehusene. Det fremgik tydeligt af beslutningen, at der i forbindelse med omlægningen ville ske en normeringsforringelse i børnehusene.

Omlægningen trådte i kraft den 1. juni 2019, og der er efterfølgende foretaget en intern evalueringsdag med repræsentanter af dagplejere, ledere og konsulenter, som peger på en reorganisering.

I Frederikssund Kommune er der i dag 40 dagplejere, der er organiseret under fire områdeledere. Fem pædagogiske ledere er daglige ledere af dagplejerne. Hertil har dagplejekonsulenterne sin daglige gang i dagplejehjemmene og i legestuerne. Både dagplejere, ledere, områdeledere og konsulenter problematiserer en uensartethed i tilgangen. Herudover har virkeligheden vist, at den ledelsesorganiseringen i områderne er uforholdsmæssig dyr og koster mange ressourcer. Samlet set er der et ugentligt timeforbrug til ledelse af dagplejen på 50 timer - vel og mærket til 40 ansatte. Timer der går fra normeringen i børnehusene.

Med de erfaringer der er gjort, anbefaler Center for Børn og Skole, at koordinationen og den daglige ledelse fremadrettet fra 1. januar 2021 varetages af en dagplejekoordinator, der er ansat på fuld tid i Center for Børn og Skole og refererer til afdelingslederen i Center for Børn og Skole. Konkret forstået således, at en af centerets nuværende ansatte dagplejekonsulenter tildeles opgaven. Ved hjælp af en omstilling i Center for Børn og Skole kan opgaven løses indenfor centerets ramme.

Dagplejekoordinatoren har det daglige ansvar for;

·       Daglig ledelse, arbejdstilrettelæggelse, planlægning og prioritering for dagplejerne i Frederikssund Kommune

·       Daglig pædagogisk ledelse, herunder forældresamarbejde i dagplejen

·       Daglig personaleledelse af dagplejerne i kommunen herunder medarbejderudviklingssamtaler

·       Samarbejde med dagplejens husråd

·       Øvrige opgaver uddelegeret fra områdelederen

Dagplejerne er med ændringen fortsat ansat i områderne og deres overordnede leder er områdelederen. Dagplejerne indgår fortsat i MED-strukturen i området og dagplejen har fortsat sin egen økonomi. Forældre med børn i dagplejen vil fortsat være repræsenteret i forældrebestyrelserne i områderne.

Gennemføres omlægningen vil der ske en normeringsforbedring i børnehusene på 50 timer om ugen.

Før endelig beslutning indstiller Center for Børn og Skole, at forslag om ændring i den daglige ledelse af dagplejen sendes i høring i forældrebestyrelserne, i MED-udvalgene på området og i Center for Børn og Skole. For at der kan træffes endelig beslutning på Opvækstudvalgsmøde den 30. november 2020 fastsættes høringsfristen til 3. november til 20. november 2020. Den korte frist er aftalt med området. 

Økonomi

Center for Økonomi bemærker, at sagen ikke har likviditetsmæssige konsekvenser, da omlægningen afholdes indenfor den eksisterende ramme.

Indstilling

Centerchefen for Børn og Skole indstiller til Opvækstudvalget, at:

  1. Opvækstudvalget sender forslaget om ændring i den daglige ledelse i høring i forældrebestyrelserne, MED-udvalgene på området og i Center for Børn og Skole. Høringsperioden fastsættes til 3. - 20. november 2020.
  2. Sagen genoptages på Opvækstudvalgets møde den 30. november med henblik på, at der træffes endelig beslutning.

Beslutning

Indstillingens pkt. 1 og 2 godkendt.

Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse.

Sagsfremstilling

Udvalgene skal, jævnfør styrelseslovens § 20, for hvert regnskabsår træffe beslutning om, hvor og hvornår udvalgets møder skal afholdes.

Administrationen har lavet et forslag til mødekalender for 2021 (vedlagt som bilag). Forslaget tager afsæt i, at udvalgs- og byrådsmøder som udgangspunkt holdes den samme ugedag som i 2020.

Ved indgangen til indeværende byrådsperiode blev der formuleret en række principper for planlægningen af udvalgs- og byrådsmøder, som også ligger til grund for forslaget om næste års mødekalender:

  • Udvalgsmøderne er placeret således, at sager fra dagsordenen kan nå at blive optaget på dagsordenen til næstkommende møde i Økonomiudvalg/Byråd.
  • Byrådets møder afholdes som hidtil den sidste onsdag i måneden, og Økonomiudvalgets møder holdes som udgangspunkt den foregående onsdag.
  • Møderne i fagudvalgene holdes som udgangspunkt enten om formiddagen i tidsrummet 08.15 til 12.30 eller om eftermiddagen i tidsrummet 13.00 til 17.00.
  • Møderne i fagudvalgene berammes som udgangspunkt til at vare 2 timer pr. møde.
  • Ingen politikere skal have to udvalgsmøder samme dag.
  • Ingen direktører/centerchefer/nøglemedarbejdere skal have to udvalgsmøder samme dag.
  • Udvalget beslutter selv, hvor udvalgsmøderne holdes.

I forslag til mødekalender er der lagt op til, at alle møder i fagudvalgene starter kl. 8.15 (alternativt kl. 8.30 eller 9.00). Baggrunden herfor er, at det er administrationens oplevelse, at princippet om at møderne i fagudvalgene berammes til 2 timer, i nogle udvalg er ved at skride og møderne er af længere varighed. Kombinationen af mødestart kl. 15 og møder af længere varighed indebærer, at direktører, chefer og nøglemedarbejdere potentielt får en række lange arbejdsdage.

Administrationen anbefaler, at udvalgene indtil videre træffer beslutning om et fysisk mødested for udvalgets møder i 2021. Efterfølgende kan udvalget tage stilling til, hvorvidt nogle af de planlagte møder i stedet skal afholdes som videomøder. Administrationen vender tilbage med en sag vedr. dette.

Tidspunkterne for møder vedr. budget 2022 fastlægges i forbindelse med udarbejdelse af tids- og procesplan for budget 2022 og fremgår således ikke af det vedlagt forslag til mødeplan for 2022.

Udvalgets deltagelse i kursus eller konference

Udvalget skal derudover - af hensyn til planlægningen - drøfte udvalgets eventuelle deltagelse i kurser og konferencer i 2021 (forudsat deltagelse er muligt i 2021 set i lyset af Covid19). Af den samlede mødeplan fremgår de konferencer og årsmøder, som administrationen kender datoerne på og som vurderes at kunne være relevante for de enkelte udvalg. Størstedelen af disse er konferencer og årsmøder er arrangeret af KL.

Økonomiudvalget har senest på deres møde den 18. april 2018 drøftet udvalgenes deltagelse i kurser, seminarer, topmøder m.m. Drøftelsen blev rejst som konsekvens af, at der samlet set er flere udvalgsposter i indeværende byrådsperiode i forhold til sidste byrådsperiode, og at dette udfordrer det samlede budget til byrådets møder, rejser og repræsentation. Økonomiudvalget besluttede i den forbindelse, at nuværende praksis - hvor hvert udvalg som udgangspunkt deltager i én konference eller et årsmøde om året - fastholdes. Administrationen anbefalede desuden, at:

  • Tilmelding altid sker tidligt og bindende.
  • Deltagerne gør brug af samme rejseform og rejser samtidig.
  • Deltagerne altid deltager i den festmiddag, der typisk er indeholdt i et KL-topmøde i stedet for at spidse middag et andet sted.

Økonomi

Økonomi har ikke yderligere bemærkninger.

Indstilling

Afdelingsleder for Politik og Jura indstiller til Opvækstudvalget, at:

  1. Tage stilling til forslag til mødeplan for 2021 - herunder mødetidspunkt for udvalgets møder i 2021.
  2. Træffe beslutning om mødested for udvalgets møder i 2021.
  3. Drøfte udvalgets deltagelse i eventuelt årsmøde eller konference i 2021.

Beslutning

Ift. indstillingens pkt. 1ønsker Udvalget at mødes mandag eftermiddage kl. 15-17.

Ift. indstillingens pkt. 2 og 3 ønsker udvalget at afvente Covid19-situationen, samt afvente konferencernes afviklingsform inden stillingtagen.

Sagsfremstilling

  • Kommende arrangementer
  • Orientering om møde med FRO - nystiftet forældreorganisation
  • Orientering om fremdrift i renoveringen af Børnehuset Gyldensten
  • Orientering om afstemning til obligatorisk frokostmåltid i dagtilbud
  • De pædagogiske tilsyn under covid-19

Beslutning

Taget til efterretning.