Gå til sidens indhold
Frederikssund Kommunes logo

Opvækstudvalgets møde den 8. juni 2020

Kølholm, Marbækvej 43 C, 3600 Frederikssund kl. 15.00

Referat

Fold alle punkter [ud] [ind]
Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse § 8.

Normalforretningsordenen § 3.

Beslutning

Godkendt.

Sagsfremstilling

Indledning

Denne sag er en opfølgning på mødet den 13. maj i Opvækstudvalget og er gensidig afhængig af beslutning om ombygning af Kølhom til dagtilbud, sag 53 på nærværende møde.

Administrationen har undersøgt, hvilke krav der skal opfyldes for at kunne opsætte en pavillon, og nedenfor angives beskrivelse tid og økonomi for løsningen.

Pavillonens størrelse og placering på grunden

Det forudsættes, at der skal være plads til ca. 80 enheder. Ud over grupperum skal der desuden være plads til fællesrum, kontorlokaler, garderoberum mv. Samlet set er der regnet med en pavillon på 800 m2 og liggerum til 35 børn. Der er tale om ca. samme størrelse som Vandkunsten i Jægerspris.

Da der skal være byggeplads i de blivende bygninger i mens, placeres pavillonen bagud på grunden langs med banen. (se bilag 2 for skitse af placering).

Mens byggeriet står på, vil der være en adskillelse mellem byggeriet og pavilloner samt legeplads. Dette er for at sikre børnenes tryghed og give nem og fri adgang for forældre og personale. Adskillelse vil blive foretaget med byggepladshegn eller anden forsvarlig og sikker løsning.

Myndighedskrav

1.     Der skal søges om byggetilladelse til pavillonen, og der vil være krav om, at pavillonen overholder bygningsreglementet.

2.     Det skal sikres, at støjbelastede arealer skærmes mod støj fra S-togsbanen i form af støjafskærmning langs banestrækningen. Denne er beskrevet i sag 53 på nærværende møde.

Ad 1: Pavillonfirmaerne søger byggetilladelse og sikrer, at pavilloner overholder bygnings reglementets krav

Ad 2: Der etableres støjskærm, der passer ind i den eksisterende type. (økonomi medtaget i sag 53)

Tidsplan for opsætning og ibrugtagning

Pavillonen skal forventeligt tages i brug 3. august 2020.

Der skal gennemføres 2 udbud og efterfølgende foretages udførelse.

De to udbud er:

  • Udbud på Pavilloner.
  • Udbuddet gennemføres som begrænset licitation med indbydelse af 3-4 firmaer. Udbudsmaterialet udarbejdes af administrationen med deltagelse fra såvel børnefaglige som ejendomsfaglige medarbejdere. Udbudsmaterialet er udarbejdet i uge 23. Der afholdes licitation d. 22. juni og skrives kontrakt d. 26. juni under forudsætning af, at Byrådet beslutter at frigive midlerne til projektet på byrådsmødet den 25. juni. Pavillon leveres og opsættes i uge 31.
  • Klargøring af grund til Pavillon og anlæg af adgangsvej mv.
  • Udbud gennemføres på samme måde som ovenfor og under samme forudsætninger. Entreprenørarbejderne opstartes den 27. juni og løber frem til uge 33. De sidste 2 uger bruges bl.a. på at lægge fliser rundt om pavillonen og etablere sti til denne.

Samlet økonomisk overblik fordelt på 2020 og 2021

Nedenfor er angivet, hvordan udgifterne i hovedtræk fordeler sig på de to år.

Der er i tabellen regnet med 6 måneders leje og drift i 2020 og 9 måneders leje og drift i 2021.

Pavillonen forventet opvarmet med el-varmepumpe.

Den øvrige bygningsdrift vil være svarende til kommunens øvrige daginstitutioner.

Der er indhentet to overslag på levering og opsætning af pavillon. De forbedrende arbejdere er baseret på nøgletal.

Specifikt omkring bygningsdriftsøkonomi:

Der vil være en periode hvor der er behov for opvarmning af såvel bygningerne som pavillonen. Administrationen vil i forbindelse med budgetopfølgning pr. 31. juni 2020 beregne den forventede merudgift.

Økonomi

Opsætningen af en pavillon giver anledning til bruttoanlægsudgifter i 2020 og 2021 på henholdsvis 3,6 mio. kr. og 2,9 mio. kr. I 2020 vil dette ikke udfordre anlægsloftet, idet det er annulleret som følge af COVID-19 situationen. Om dette også sker i 2021 indgår som del af de igangværende økonomiaftaleforhandlinger. Under alle omstændigheder påvirker fremrykningen af bruttoanlægsudgifterne kommunens likviditet.

I sag omkring ombygning af Kølholm på nærværende møde, nulstilles en tidligere indlagt driftsbesparelse, hvorefter der tilføres midler til den løbende drift af dagsinstitutionen. Der er imidlertid på nuværende tidspunkt ikke overblik over de driftsudgifter, som pavillonen vil give anledning til. Der vil frem mod budgetopfølgningen pr. 30. juni 2020 bliver udarbejdet en prognose for disse udgifter i 2020 og frem.

Indstilling

Chefen for Ejendomme og IT indstiller, at Opvækstudvalget over for Økonomiudvalg og Byråd anbefaler, at:

  1. Der igangsættes udbud, som beskrevet ovenfor.
  2. Der gives en tillægsbevilling på 3,573 mio. kr. vedrørende bruttoanlægsudgifter i 2020, der frigives.
  3. Der indarbejdes bruttoanlægsudgifter på 2,857 mio. kr. i oprindeligt budget for 2021, der frigives.  
Beslutning

Indstillingens punkt 1-3: Anbefales.

Sagsfremstilling

Indledning

Nærværende sag omfatter forslag til ombygning af Specialskolen Kærholm afd. Kølholm til daginstitution for i alt 146 enheder.

Forslaget følger den mulighedsanalyse, der er udarbejdet af Rum A/S den 11. maj 2020.

Forslaget omfatter ombygning og tilbygning af eksisterende lave bygninger til egentlig daginstitutionslokaler og en kommende anvendelse af hovedhuset til administration. Herudover skal der etableres en støjafskærmning samt alderssvarende legeplads.

Tidsplan

Opvækstudvalget besluttede på sit møde den 13. maj, at der skulle arbejdes med den optimerede tidsplan 1.

Tidsplanen er i hovedtræk er:

  • Maj samt primo juni: Rådgiver tildeles opgaven med at udarbejde projekt.
  • Medio juni til primo september: Rådgiver udarbejder i samarbejde med fagområdet, projektforslag og søger om byggetilladelse.
  • Oktober - november: Tilbudsindhentning og kontrahering.
  • Januar 2021-juli 2021: Udførelse
  • Indflytning ultimo juli: Der arbejdes med konkret åbningsdato omkring 1. august 2021. 

Valg af rådgiver

Det antages, at rådgiverydelsen er under 1,64 mio. Det giver mulighed for at tildele opgaven direkte eller alternativt lave et miniudbud for at sikre, at tildeling sker på markedsvilkår.

Det anbefales at tildele opgaven direkte. For at sikre at rådgiveren giver tilbud på markedsvilkår, sammenlignes timepris med tilsvarende rådgiveropgaver fra tidligere. Ved direkte tildeling spares endvidere tid.

Entrepriseform

Det anbefales at udbyde byggearbejderne i hovedentreprise. Dette betyder, at en entreprenør står for koordineringen af alle fag på pladsen. Det giver mindre koordinering for byggeledelsen og sikrer, at ansvaret for snitflader er placeret et sted. Det betyder samtidig en mere smidig og dermed hurtigere udførsel end, hvis byggeledelsen skal koordinere med alle fag.

Opmærksomhedspunkter

  • Som en del af myndighedskravene, skal der skal etableres støjværn langs banelegemet. Udbudsmaterialet er udarbejdet i uge 23. Der afholdes licitation den 22. juni og skrives kontrakt den 26. juni under forudsætning af, at Byrådet beslutter at frigive midlerne til projektet på byrådsmødet den 25. juni.. Det er usikkert om skærmen kan nå at blive færdig til uge 33. Det afhænger bl.a. af om materialer har længere leveringstid grundet Covid-situationen. I værste tilfælde kan myndigheden give en betinget ibrugtagningstilladelse således, at pavillonen kan tages i brug i henhold til tidsplanen, mens skærmen gøres færdig.
  • Der er allerede legeplads på grunden, men denne er ikke alderssvarende. Det anbefales, at der afsættes 500.000 kr. til etablering af legeplads. Det anbefales endvidere, at legepladsen etableres løbende i løbet af 2020 og 2021, og at den etableres på baggrund af en helhedsplan for området, herunder at der tages hensyn til børnenes behov for forskellige typer lege med videre.
  • Inventar- der er medregnet nyt inventar i forbindelse med Pavillonsagen- det vurderes imidlertid, at dette ikke vil tilstrækkeligt, der er derfor også medregnet inventar i denne sag.

Anlægsøkonomi

Driftsøkonomi:

Baseret på nøgletal forventes der følgende bygningsdriftsudgifter i forbindelse med ibrugtagning af den nye daginstitution:

Tidligere planer for Kølholm

I forbindelse med budgetaftale 2018 var Kølholm tiltænkt solgt, og i den forbindelse er der indregnet en besparelse på bygningsdriften i forbindelse med Kærholms fraflytning af ejendommen. Denne besparelse kan ikke længere realiseres. Som en del budgetarbejdet for 2021 skal denne besparelse derfor justeres.

I den forbindelse gøres opmærksom på, at såfremt der skulle bygges en ny institution fra bar bund i stedet for en ombygning ville dette også aflede en tilsvarende driftsudgift.

Der er i budgettet indarbejdet følgende besparelser i forbindelse med fraflytning og salg af Kølholm:

2020

2021

2022 og frem

Indarbejdet besparelse

246.572

625.917

758.683

Bilag 1. Mulighedsanalyse fremlagt den 13. maj

Center for Børn og Skole indstiller til Opvækstudvalget, at det nye børnehus får navnet Børnehuset Gyldensten. Begrundelsen for navnet er at bygningerne tidligere har dannet rammerne for Gyldenstenskolen og at børnehusene i Frederikssund Syd alle har navne efter den geografiske lokalitet som børnehuset er beliggende nær (eksempelvis Ørnesten, Stagetorn, Maglehøj, Møllevej)

Den pædagogiske lederstilling samt et antal pædagogstillinger er opslået til besættelse pr. 1. august 2020.

Status på forundersøgelser

I forbindelse godkendelse af budget 2020 blev der afsat og frigivet 1 mio. til brug for forundersøgelser i forbindelse med ny daginstitution.  Administrationen har bl.a. fået udarbejdet en Masterplan for at få klarlagt behovet for nybyggeri samt fået udarbejdet en mulighedsanalyse af Kølholm. I alt er der pr. 02-06-2020 faktureret for ca. 630.300 kr.

Økonomi

Fremrykningen af ombygning af Kølholm til dagsinstitution giver anledning til bruttoanlægsudgifter i 2020 og 2021 på henholdsvis 6,9 mio. kr. og 19,3 mio. kr. I 2020 vil dette ikke udfordre anlægsloftet, idet det er annulleret som følge af COVID-19 situationen. Om dette også sker i 2021 indgår som del af de igangværende økonomiaftaleforhandlinger. Under alle omstændigheder påvirker fremrykningen af bruttoanlægsudgifterne kommunens likviditet.

Der er tidligere blevet indarbejdet en driftsbesparelse under den forudsætning, at Kølholm skulle sælges. Besparelsen udgør 0,626 mio. kr. i 2021 og 0,758 mio. kr. årligt i 2022 og frem. Som følge af, at Kølholm ikke sælges, men anvendes til alternativt formål, nulstilles besparelsen i 2021 og frem, hvilket indarbejdes i oprindeligt budget for 2021-2024. Herefter er der finansiering til de forventede driftsudgifter i 2021 og frem til dagsinstitutionen på 0,524 mio. kr. i 2021 og 0,733 mio. kr. årligt i 2022 og frem. Nulstillingen vil have effekt på kommunens likviditet. Ligesom den vil være med til at udfordre servicerammen i 2021 og frem.

I forhold til 2020 vil fremrykningens effekt på driftsudgifterne indgå i budgetopfølgningen pr. 30. juni 2020.

Indstilling

Chefen for Ejendomme og IT indstiller, at Opvækstudvalget over for Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler, at:   

  1. Ombygningen af Kølholm udføres i perioden juni 2020 til juli 2021.
  2. Der gives en tillægsbevilling på 6,917 mio. kr. vedrørende bruttoanlægsudgifter i 2020, der frigives.
  3. Bruttoanlægsudgifter på 19,293 mio. kr. indarbejdes i oprindeligt budget i 2021 og frigives.
  4. Der indarbejdes driftsudgifter (nulstilling af tidligere besparelse) på 0,524 mio. kr. i 2021 og 0,733 mio. kr. årligt i 2022 og frem i oprindeligt budget 2021-24.
  5. Valg af rådgiver foretages ved direkte tildeling.
  6. Entreprisen udbydes i hovedentreprise.
  7. Det nye børnehus får navnet Børnehuset Gyldensten.
Beslutning

Indstillingens punkt 1-7: Anbefales, idet udvalget ønsker en mundtligt status på etableringen af det nye børnehus på sine møder frem til etableringen.

Lovgrundlag

Dagtilbudsloven

Sagsfremstilling

Den 2. december 2019 besluttede Opvækstudvalget, at det årlige arrangement "Den pædagogfiske markedsplads" fremadrettet undergår en forandring, hvor arrangementet i højere grad fremover skal bære præg af faglige oplæg og i mindre grad bestå af "udstillinger" fra de enkelte børnehuse. Udvalget besluttede på mødet, at arrangementet fremadrettet hedder "Fælles om dagtilbud", og det i 2020 afholdes den 7. september.

På grund af corona-nedlukningen og genåbningen har Udvalgsformand Maria Katharina Nielsen bedt om en politisk drøftelse med henblik på at flytte arrangementet til udvalgets møde 2. november 2020.

På udvalgets møde i september drøftes overskrifterne for de konkrete oplæg ligesom invitationen til arrangementet godkendes.

Økonomi

Center for Økonomi har ikke yderligere bemærkninger, da sagen ikke har økonomiske konsekvenser.

Indstilling

Børne- og Skolechefen indstiller til Opvækstudvalget, at:

  1. Fælles om dagtilbud udsættes og afholdes den 2. november 2020.
Beslutning

Godkendt.

Sagsfremstilling
  • Kommende arrangementer
  • Orientering om det videre arbejde med notat om overgangspædagoger
  • Den videre proces i forbindelse med drøftelser om helhedsplan udarbejdet af RUM Arkitekter
  • Der er indgået aftale med FOA om kompensation for ekstra rengøring
Beslutning

Taget til efterretning.