Børn, familier og forebyggelses møde den 16. december 2021

Beslutning

Godkendt.

Fraværende:

Therese Hejnfelt (C).

Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse § 22 og § 24.

Sagsfremstilling

Et stående udvalg vælger selv sin formand, jævnfør styrelseslovens 22, stk. 1.

Formanden forbereder, indkalder og leder udvalgets møder, og drager omsorg for, at dets beslutninger indføres i beslutningsprotokollen.

Valget sker efter reglerne om flertalsvalg i den kommunale styrelseslov § 24, stk. 1.

Økonomi

Økonomi har ingen yderligere bemærkninger.

Indstilling

Centerchefen for Politik og HR indstiller til Børn, familier og forebyggelse, at:

1. Der vælges en formand.

Beslutning

Som formand blev valgt Rasmus Petersen (Ø).

Fraværende:

Therese Hejnfelt (C).

Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse § 22 og 24.

Sagsfremstilling

Næstformanden varetager i formandens midlertidige fravær formandshvervet, men indtræder ikke automatisk i formandens plads, hvis formanden udtræder af udvalget.

Valget sker efter reglerne om flertalsvalg i den kommunale styrelseslov § 24, stk. 1.

Økonomi

Økonomi har ingen bemærkninger.

Indstilling

Centerchefen for Politik og HR indstiller til Børn, familier og forebyggelse, at:

1. Der vælges en næstformand.

Beslutning

Som næstformand blev valgt Susanne Bettina Jørgensen (A).

Fraværende:

Therese Hejnfelt (C).

Lovgrundlag

Bekendtgørelse af lov om kommunernes styrelse.

Sagsfremstilling

Forretningsordenen beskriver bl.a. reglerne for, hvordan udvalgets møder afvikles, regler om forberedelse, indkaldelse og afholdelse af udvalgets møder samt hvordan afstemninger foretages. Desuden beskriver forretningsordenen også reglerne om habilitet og tavshedspligt mv.

Visse af reglerne i forretningsordenen henviser til bestemmelser i den kommunale styrelseslov.

Ændringer i eller tillæg til forretningsordenen kræver vedtagelse i 2 på hinanden følgende ordinære møder.

Forslag til forretningsorden for Børn, familier og forebyggelse er vedlagt som bilag. Forslaget svarer til den hidtidige forretningsorden for de stående udvalg i Frederikssund Kommune.

Økonomi

Økonomi har ingen bemærkninger.

Indstilling

Centerchefen for Politik og HR indstiller til Børn, familier og forebyggelse, at:

1. Forslag til forretningsorden godkendes.

Beslutning

Sagen udsat.

Fraværende:

Therese Hejnfelt (C).

Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse.

Sagsfremstilling

Udvalget skal med denne sag drøfte, hvor og hvornår udvalget skal holde møder i 2022.

Sagen fremlægges for alle fagudvalgene, der som nævnt i styrelseslovens § 20, for hvert regnskabsår skal træffe beslutning om, hvor og hvornår udvalgets møder skal afholdes.

Det er derfor formelt set det enkelte udvalg, der beslutter hvor og hvornår udvalgets møder afholdes. I praksis er udvalgene imidlertid en del af en samlet mødekabale, hvor de 8 fagudvalgsmøder skal placeres, så alle udvalgsmedlemmer har mulighed for at deltage i møderne. Byrådsmedlemmerne sidder i alt fra 1 til 5 udvalg.

I arbejdet med mødeplanlægningen for udvalg og Byråd arbejder administrationen ud fra følgende principper:

1. Udvalgsmøderne placeres, så sager fra dagsordenen kan nå at blive optaget på dagsordenen til næstkommende Økonomiudvalg/Byrådsmøde.
2. Byrådets møder afholdes som hidtil den sidste uge i måneden, og Økonomiudvalgets møder holdes som udgangspunkt den foregående uge. Det betyder, at udvalgsmøderne holdes i den første eller den anden uge i måneden.
3. Møderne i fagudvalgene og Økonomiudvalget holdes som udgangspunkt enten om formiddagen i tidsrummet 08.30 til 12.30 eller om eftermiddagen i tidsrummet 13.00 til 17.00.
4. Møderne berammes som udgangspunkt til at vare 2 timer pr. møde.

Principperne er baseret på de drøftelser om arbejdsformer, som Byrådet har haft i løbet af byrådsperioden 2018-2021. Principperne er også et udtryk for den gensidige afhængighed mellem udvalgsmøderne og dermed et forsøg på at veje mange forskellige hensyn op mod hinanden, herunder hensynet til at sikre en smidig og koordineret sagsbehandling på tværs af udvalg, Økonomiudvalg og Byråd.

I forhold til princip 3 kan møderne afholdes løbende over ugen (formiddag eller eftermiddag), f.eks. i løbet af 3-4 dage. Dette har der hidtil har været tradition for. Møderne kan også samles på eksempelvis 2 hele mødedage, hvor møderne dermed vil blive afholdt i løbet af hele dagen.

Ofte holdes udvalgsmøderne på Rådhuset, Torvet 2 i Frederikssund eller på administrationscentret i Slangerup – men nogle udvalg har haft tradition for, at møderne holdes på de forskellige institutioner, der hører under udvalgets område (en skole, en daginstitution, en kulturinstitution el. l.). Afholdelse af udvalgsmøderne på kommunale institutioner må afpasses efter, hvad der er hensigtsmæssigt i forhold til Covid19.

I nogle tilfælde, især om foråret, hvor der er mange ferie- og helligdage, varierer rækkefølgen på udvalgsmøderne fra måned til måned. Et udvalgs møder vil dog altid blive afholdt på den samme ugedag.

På baggrund af udvalgenes drøftelser og ønsker til mødeplan for 2022 udarbejder administrationen et samlet forslag til mødeplan for det kommende år, som forelægges på udvalgsmøderne i det nye år. Når mødeplanen er endelig godkendt, bookes alle møderne i Outlook.

Økonomi

Økonomi har ingen bemærkninger.

Indstilling

Centerchefen for Politik og HR indstiller til Børn, familier og forebyggelse, at:

1. Der med afsæt i principperne for mødeplanlægningen drøftes mødetidspunkt og mødested for udvalgets møder i 2022 med henblik på, at der kan udarbejdes en samlet mødeplan for udvalgs- og byrådsmøder i det nye år.

Beslutning

Drøftet, idet udvalget gerne holder møder både på rådhuset i Frederikssund samt ønsker mulighed for at besøge relevante afdelinger og børnehuse.

Udvalget foretrækker morgenmøde torsdag kl. 8-10. Udvalget ønsker ikke mandag eftermiddag samt tirsdage.

Fraværende:

Therese Hejnfelt (C).